Steeds meer organisaties starten op dit moment met Robotic Process Automation, oftewel RPA, met als doel het versnellen van hun digitale transformatie. Maar welke RPA provider kies je, en hoe start je met het vinden van de juiste processen? Aan de hand van deze 5 stappen start jij een succesvolle RPA implementatie:
Eerste ronde RPA proces discovery: tijdens de eerste RPA proces discovery workshops ga je aan de slag met een proces heatmap, die je gebruikt om kandidaat processen te identificeren. De uitkomst van deze sessie is een lange lijst (longlist) met potentiele kandidaten.
Proces selectie, op basis van longlist van stap 1: nu je een overzicht hebt van processen die eventueel geautomatiseerd zouden kunnen worden, wordt het zaak om de processen te rangschikken. We willen starten met het automatiseren van processen met een lage complexiteit en een hoge ROI (Return On Investment).
Proof of Concept (POC): er wordt gestart met het automatiseren van het eerste RPA proces, gebaseerd op een afweging van ROI en complexiteit. Het wordt aangeraden te starten met een proces met een lage complexiteit, zodat er snel resultaat geboekt kan worden. Tijdens de PoC komen niet alleen technische uitdagingen naar voren, maar ook uitdagingen voor de organisatie; hoe maak je bijvoorbeeld een gebruikersaccount aan voor een robot zonder identiteit?
Evaluatie PoC: de eerste Proof of Concept wordt geëvalueerd, waarbij verbeterpunten worden gevonden. Deze verbeterpunten bieden kansen voor optimalisatie van het proces gedurende de ontwikkeling van de volgende RPA processen.
Tweede ronde discovery en start grootschalige bouw processen: indien nodig wordt er een tweede ronde proces discovery uitgevoerd, of er wordt direct gestart met de bouw van de al eerder gevonden processen. Het programma wordt nu groter uitgerold en er worden meer business analisten en ontwikkelaars aangenomen.
Bovenstaande stappen worden gevolgd voor het starten en opschalen van een RPA programma binnen een organisatie. Naast bovenstaande stappen - is ook het ontwikkelen van een automation first mindset van medewerkers belangrijk. Daarnaast dienen interne medewerkers getraind te worden om Robotic Process Automation kansen te kunnen benutten.
Veel organisaties die RPA geïmplementeerd hebben, zien al behoorlijke verbeteringen in hun processen - en genieten van een behoorlijke ROI. RPA is belangrijk om processen efficiënter te kunnen uitvoeren - zeker als een organisatie aan de slag wil met digitale transformatie.
